En anmälan om vattenverksamhet ska, i enlighet med 20 § förordningen (1998:1388) om vattenverksamheter, vara skriftlig. Om länsstyrelsen är tillsynsmyndighet kan det göras digitalt via länsstyrelsernas e-tjänst eller i pappersform genom att blankett skickas in till aktuell länsstyrelse. Det kan dock tilläggas att en tillsynsmyndighet knappast kan avvisa en anmälan om den gjorts på annat sätt.
Om anmälan görs i pappersform, ska den ges in i två exemplar. Några kommuner samt försvarsinspektören för miljö- och hälsa är också tillsynsmyndighet för vattenverksamhet och hanterar därmed anmälningar om vattenverksamhet. Dessa kommuner och försvarsinspektören för miljö- och hälsa kan ha egna system eller blanketter.
Anmälan ska innehålla de uppgifter, ritningar, kartor och tekniska beskrivningar som behövs för att tillsynsmyndigheten ska kunna bedöma verksamhetens art, omfattning, miljöeffekter och påverkan på närliggande fastigheter eller andra sakägare. Den ska även innehålla de uppgifter som anges i 8 § och 9 § 1 miljöbedömningsförordningen. En anmälningspliktig vattenverksamhet får, enligt 22 e § förordning (1998:1388) om vattenverksamheter, tidigast påbörjas efter det att tillsynsmyndigheten i ett beslut bedömt att verksamheten eller åtgärden inte kan antas medföra betydande miljöpåverkan. Samtidigt ska beslut i fråga om betydande miljöpåverkan fattas så snart som möjligt och senast åtta veckor från den dag då anmälan gjordes. Det innebär att tillsynsmyndigheten (försvarsinspektören för hälsa och miljö, länsstyrelsen eller kommunen) i princip har åtta veckor på sig att handlägga anmälan.
De åtta veckorna ska räknas ifrån det att ärendet kommer in till Länsstyrelsen, se Mark- och miljööverdomstolens dom M 3867–17, meddelad den 22 juni 2017. En handling ska anses ha kommit in till en myndighet den dag som handlingen når myndigheten eller en behörig befattningshavare, se 22 § förvaltningslagen.
Tidsfristen på åtta veckor får förlängas om det finns skäl för detta på grund av verksamhetens eller åtgärdens art, komplexitet, lokalisering eller omfattning. Om tidsfristen förlängs ska myndigheten informera den som har gjort anmälan om skälen till detta och när beslut senast kommer att meddelas. Det innebär att det inte behövs något formellt beslut om att handläggningstiden behöver förlängas utan det räcker exempelvis med ett enklare e-postmeddelande som diarieförs i ärendet (förslag på meddelande, se handläggarstöd anmälan om vattenverksamhet). Meddelandet måste skickas innan de åtta veckorna har löpt ut. Av meddelandet ska framgå när beslut kommer att fattas senast. Det bör även innehålla information om att verksamheten inte får påbörjas förrän beslut i frågan om betydande miljöpåverkan har fattats.
Diarieföring vid länsstyrelse
Inkommen anmälan diarieförs som ett ärende i Platina i enlighet med rutiner som finns för diarieföring i Platina. I dagsläget finns inget sätt att särskilja på olika typer av vattenverksamheter i Platina. Olika typer av vattenverksamhet läggs för det mesta in med olika rubriker, beroende på typ av verksamhet eller åtgärd, men vid val av flera typer kommer inte alla med i rubriken. För att göra det möjligt att hitta de ärenden i Platina som gäller anmälan om vattenverksamhet för vattenuttag behöver ”vattenuttag” eller ”vattenbortledning” skrivas i ärendemeningen.
Ärenden som läggs in i Platina och gäller den aktuella vattenanläggningen kopplas till Älvan. Vattenanläggningen som vattenuttaget utgör läggs in i Älvan i enlighet med de rutiner som finns i Älvan. Viktigt att tänka på är att vissa uppgifter kan vara känsliga eller sekretessbelagda, till exempel koordinater för vattenuttag för dricksvattentäkter.
På länsstyrelsernas intranät finns en samarbetsyta: ”Älvan – handläggarstöd vattenverksamhet”. Där finns en användarhandledning för Älvan och en blogg där nyheter om Älvan läggs in. Samarbetsytan och bloggen går att följa för att löpande få nyheter om vad som händer när det gäller Älvan.
Älvan – handläggarstöd vattenverksamhet (samarbetsyta som nås av länsstyrelser)