I de allra flesta tillsynsärenden är det nödvändigt att tillsynsmyndigheten gör ett fältbesök för att få klarhet i alla betydelsefulla omständigheter.
Det är oftast lämpligt att fältbesöket aviseras i förväg till den berörda ägaren och att du förklarar varför du behöver göra fältbesök. Det bäddar för en god kommunikation framöver med den berörde och eventuella missförstånd kan klaras ut tidigt.
Inför fältbesöket tänk på att:
- Kontakta fastighetsägaren/verksamhetsutövare eller annan berörd vid behov.
- Fundera på vad du vill se i fält och vilka uppgifter som du är intresserad av.
- Ta med meddelat beslut/dispens/samråd om det finns, aktuell karta, kamera/telefon för fotografering och eventuellt tillsynsprotokoll, telefonnummer till fastighetsägare, iPad och GPS, eventuellt måttband/mätsticka, Länsstyrelse-ID.
- Gör i ordning fältprotokoll.
Vid fältbesöket
Börja med att ta kontakt med fastighetsägare/verksamhetsutövare om denne ska vara med. Ställ öppna frågor om vad som hänt och vad ni ser på platsen. Sammanfatta fältbesöket innan avslut. Förklara vad som händer efteråt.
Kontrollera följande beroende på område:
- Har någon föreskrift överskridits?
- Har villkor i beslutet (dispens/tillstånd/föreläggande) följts?
- Har strandskydd- eller biotopskyddbestämmelser överskridits (exempelvis olovlig byggnad, olovligt nedhuggna alléträd)?
- I de fall det handlar om biotopskydd, gör iakttagelser under fältbesöket som ger vägledning om definitionen för biotopskyddet är uppfylld.
Ta bilder (markera gärna på karta varifrån bilden togs och åt vilket håll den är tagen) och GPS punkter. Mät också avstånd med mera och uppskatta storlek på aktuell yta (vid exempelvis avverkning).
Rita skiss på situationsplan, alternativt rita på befintlig karta.
Anteckna preliminär bedömning av överträdelser. Anteckna även eventuella förslag på åtgärder för rättelse.
Efter fältbesöket
- Renskriv besiktningsprotokoll digitalt, för eventuellt in på karta och sammanställ fotobilaga.
- Diarieför handlingarna (515, 526).
- Tidredovisa (5151, 5152, 5261, 5262)
Anmälda eller oanmälda fältbesök
Du har rätt att göra oanmälda tillsynsbesök och du har också rätt att få tillträde till fastigheten för att kunna utöva tillsyn. Rätten att gå in i privata bostäder är begränsad, men i övrigt kan en fastighetsägare/verksamhetsutövare inte köra bort dig med hänvisning till exempelvis hemfridszonen. Detta stöds av 28 kap. 1 § MB.
Det som krävs för att få tillträde enligt denna regel är att det är fråga om arbetsuppgifter enligt miljöbalken. Även om det inte krävs ett särskilt beslut om tillträde enligt denna regel så bör man alltså kunna motivera varför tillträdet behövs för att kunna utföra tillsynen. Det kan vara lämpligt att dokumentera detta till exempel i en tjänsteanteckning eller i ett protokoll. Detta kan vara bra att ha om rätten till tillträde senare blir ifrågasatt. Om fastighetsägaren vägrar tillträde så finns det alltså en laglig rätt till tillträde enligt miljöbalken.
Fastighetsägaren/verksamhetsutövaren kan inte kräva att få vara med under besöket, men oftast går ärendet smidigare om man hör av sig i förväg, berättar om besöket och kommer överens om en tid. Andra gånger kan det vara bättre att göra sitt tillsynsbesök i lugn och ro när ingen är hemma. Det får avgöras från fall till fall.
Det är nog få personer som tycker att det är trevligt att få besök av en myndighetsperson som anmärker på ens privata egendom eller verksamhet, och det bör man ha respekt för. Var därför noga med att ställa öppna frågor och låt fastighetsägaren/verksamhetsutövaren berätta själv med egna ord.
Om någon ändå känner frustration vid besöket och inför den kommande bedömningen kan det vara viktigt att uttrycka att ”Jag antecknar det du säger och kommer att ha med mig även detta när jag gör min bedömning. Om du kommer på något mer som du vill att jag ska ha med i bedömningen är du välkommen att skriva till oss senast det datumet.” Det kan vara lättare att hantera en bedömning som går en emot om man känner sig hörd och synpunkterna har beaktats.
Det kan ofta vara bra att vara två som gör fältbesöket, då kan en föra samtalet och en kan anteckna och fotografera.
Tips på bemötande
Var alltid förberedd så att du kan ställa de rätta frågorna. Läs på före tillsynsbesöket. Fundera över om du ska kontakta fastighetsägaren/ verksamhetsutövaren före besöket och boka tid. Om du förbokar besöket är det bra att redan i förväg komma överens om hur inspektionen ska gå till och varför du vill komma till platsen. Vid besöket, tänk på följande:
- Presentera dig med hela namnet när du kommer till platsen. Du bör alltid kunna visa legitimation eftersom det tydligt visar var du kommer ifrån. Det kan vara bra att lämna visitkort i början för att underlätta för den du besöker att komma ihåg ditt namn.
- Ställ öppna frågor. Förutsätt inte att någon har gjort ett eventuellt fel med avsikt. ’Varför har du inte sökt dispens för skjulet?’ är en sluten fråga. ’Har du sökt dispens för skjulet?’ är en öppen fråga.
- Visa fastighetsägaren/verksamhetsutövaren de foton som du har tagit. Då vet hen vilka bilder som du använder som underlag i ärendet.
- Innan du åker från platsen är det bra att sammanfatta besöket enkelt och tydligt. Förklara vad som händer nu och hur uppföljningen ser ut. Fråga hur lång tid fastighetsägaren/verksamhetsutövaren behöver på sig för att åtgärda eventuella problem.
- Uppmuntra fastighetsägaren/verksamhetsutövaren att höra av sig om det finns frågor.